SÉRGIO FERRAZ DE LIMA - FEVEREIRO DE 2011
As instituições de educação superior - IES, sejam publicas ou privadas, tem na gestão do orçamento uma das principais ferramentas para alcançar seus objetivos.
O desempenho das organizações (IES) é medido pelo sistema de controle das metas, que estão nos programas de ação ou no caso das IES no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), especificados em cronogramas e pontos de verificação. Como no exemplo abaixo:
Com a definição dos planos e metas, o próximo passo é converter o PDI em orçamento, explicitando a alocação de recursos financeiros para cumprir os objetivos definidos. Segundo a forma como é descrito os itens do orçamento, configura um tipo de orçamento, por exemplo, o orçamento de caixa.
Um orçamento de caixa pode ser entendido como um demonstrativo do fluxo de entrada e saídas projetados para estimar as necessidades de recursos em um período de tempo, normalmente de um ano.
TOTAL | Realizado | Orçado |
RECEITAS TOTAIS | 300.203,50 | 271.644,12 |
DESPESAS TOTAIS | 274.265,74 | 330.872,42 |
Até aqui, o âmbito é da administração financeira, para que possamos mudar de patamar, do financeiro para o da administração geral, transformando o orçamento em uma ferramenta estratégica para a tomada de decisão é necessário alguns passos.
Inicialmente, é preciso entender que o orçamento é uma projeção, e como tal está sujeita a incertezas, tanto no que tange a receita como na despesa. Para minimizar a incerteza Gitman (2002) aponta dois caminhos. Primeiro a elaboração de múltiplos orçamentos, que contemplem no mínimo três situações:
ü Pessimista;
ü Mais provável; e
ü Otimista.
O outro caminho seria a utilização de simulações de preferência em sistemas computacionais, onde se testa várias probabilidades dos fluxos de recursos e prioridades na execução de planos. Um bom exemplo desse tipo de projeção é a utilização do Solver programa do Excel de analise hipotética.
No próprio exemplo do programa Excel, descreve o caso de gastos em publicidade e sua relação com número de unidades vendidas, determinando indiretamente o valor da receita, as despesas associadas e o lucro. Pelo Solver se pode simular, alterando o orçamento até que o resultado total alcance o valor máximo possível.
Com a utilização de simuladores nos aproximamos das questões inerentes a gestão de uma forma geral, tendo uma visão mais ampla da organização, não somente da parte financeira. O orçamento e as simulações proporcionam aos administradores uma excelente ferramenta para a tomada de decisão, sobre a aplicação de recursos na operação e nos planos estratégicos.
Um outro problema é a relação entre a alocação de recursos na operação e na implantação de estratégias. O desafio é assegurar um equilíbrio de diferenciação e integração entre as atividades estratégicas e as atividades operacionais
Para a solução desse problema o artifício sugerido por Ansoff (1993) é a elaboração de orçamentos duais, separando-os em duas partes: um orçamento de operações e um orçamento estratégico. Na parte de operações a atenção deve estar na capacidade corrente, enquanto no estratégico a competição é o item a ser observado.
Vantagens são alcançadas com a utilização de orçamento dual, para citar uma delas, a subdivisão ajuda a equilibrar o investimento em termos de prazos (curto e longo).
Concluindo, orçamento não é destino, é instrumento para podermos “enxergar” o futuro de uma forma mais precisa.
Dessa maneira, o orçamento pode tornar-se uma ferramenta excepcional de gestão à medida que incorporamos na sua analise os aspectos relevantes e estabelecemos prioridades que possam levar a um melhor desempenho das instituições.
